En el ecosistema SAP, el licenciamiento de usuarios siempre ha sido un tema delicado. Durante años las empresas han tenido que lidiar con diferentes categorías (Professional, Limited, Employee, Developer, etc.), cada una con un precio y con derechos de uso distintos. El modelo funcionaba, pero generaba dudas en las auditorías, falta de transparencia y dificultades para prever costes.
Con la llegada del Full User Equivalent (FUE), SAP quiere simplificar este panorama.
¿Qué es SAP FUE?
El FUE (Full User Equivalent) no es una licencia concreta, sino una unidad de medida común.
Cada tipo de usuario tradicional pasa a convertirse en una fracción o múltiplo de un FUE:
- Advanced User = 1 FUE (usuario con acceso amplio, transaccional y analítico).
- Core User = 1 FUE por cada 5 usuarios (uso restringido, operaciones básicas).
- Self-Service User = 1 FUE por cada 30 usuarios (acceso ligero: reporting, aprobaciones, timesheets).
- Developer = 2 FUE por usuario (roles técnicos con acceso a desarrollo).
Por lo tanto, la empresa no paga por categorías de usuario, sino por el total de FUE consumidos.
De esta forma, si una empresa tiene 50 Advanced, 100 Core y 300 Self-Service, el cálculo sería:
- 50 × 1 FUE = 50 FUE
- 100 / 5 = 20 FUE
- 300 / 30 = 10 FUE
- Total = 80 FUE
Ventajas del modelo FUE
Poniendonos en la gorra de SAP vamos a vender las ventajas del modelo FUE para los clientes.
- Simplicidad: un único lenguaje para hablar de licencias en todo el ecosistema.
- Flexibilidad: reasignar usuarios es más sencillo.
- Transparencia: facilita la comparación de costes y la auditoría.
- Alineación con el cloud: está pensado para entornos como RISE with SAP y GROW with SAP.
¿Dónde está la trampa?
Aunque la propuesta suena clara, la realidad tiene matices que puede marear a los clientes.
- Las tablas de equivalencias varían según producto y contrato.
- La conversión desde el modelo antiguo requiere negociación con SAP, y no siempre el coste es neutro.
- Calcular los FUE necesarios exige un buen assessment de roles y transacciones, que puede no ser trivial.
Producción y no productivo
En este modelo, al igual que en el antiguo, los sistemas productivos son los que cuentan realmente en licencias.
Los sistemas no productivos (desarrollo, test, calidad, formación) siguen estando licenciados, pero con condiciones especiales: coeficientes de descuento, packs incluidos o licencias de test. Esto mantiene la coherencia con el modelo anterior, aunque ahora todo se expresa en FUEs.
Conclusión
El modelo FUE representa un paso hacia la estandarización del licenciamiento en SAP. Su mayor valor está en la simplicidad y en la alineación con la estrategia cloud de SAP.
Sin embargo, conviene recordar que no todo es tan simple como parece: antes de convertir licencias es recomendable analizar con detalle el parque actual de usuarios, simular equivalencias y negociar las condiciones de conversión.
En definitiva, el FUE abre la puerta a un modelo más claro y flexible, pero exige a las empresas un ejercicio de análisis y planificación para evitar sorpresas.
Preguntas frecuentes sobre SAP FUE
¿Tengo que cambiar obligatoriamente al modelo FUE?
No de inmediato. SAP permite seguir con el modelo clásico mientras dure tu contrato actual. Sin embargo, en nuevas contrataciones y en ofertas como RISE with SAP o GROW with SAP, el modelo FUE ya es el estándar.
¿Los sistemas de test y desarrollo consumen FUE?
Sí, pero no igual que producción. Los entornos no productivos suelen estar incluidos con coeficientes de descuento o packs de FUE adicionales. Depende del contrato con SAP.
¿Siempre voy a pagar menos con FUE?
No necesariamente. El objetivo de SAP es la simplificación, pero el coste final depende de la conversión de tus licencias actuales, de la tabla de equivalencias que se aplique y de cómo evolucione tu parque de usuarios. Es clave hacer un assessment previo antes de migrar.
Jorge Ocampos 