¡El Rey está desnudo!


Érase una vez, en un lejano reino, un vanidoso y autoritario rey que se preocupaba más por su vestimenta y apariencia que por el bienestar de sus súbditos. Un día, dos astutos estafadores llegaron al reino con la intención de aprovecharse de la vanidad del rey. Se presentaron ante él como tejedores y le ofrecieron confeccionar un traje especial, diciendo que era de un tejido tan extraordinario que solo las personas inteligentes y aptas para sus cargos podían verlo.

El rey, emocionado por la idea de tener un traje que le permitiera descubrir quiénes eran los incultos o incompetentes en su corte, aceptó inmediatamente y les pagó una gran suma de dinero. Los estafadores pusieron manos a la obra, fingiendo trabajar en un telar, pero en realidad no estaban tejiendo nada.

Cuando el rey envió a sus ministros más confiables a revisar el progreso, ninguno de ellos vio tela alguna en el telar, pero temiendo ser considerados tontos o incompetentes, todos elogiaron el tejido invisible y la belleza del traje.

Finalmente, el traje estuvo «listo» y los estafadores simularon vestir al rey con él. El rey, aunque no veía ninguna tela, no se atrevió a admitirlo, pues no quería ser considerado un incapaz. Así que marchó en un desfile ante sus súbditos, orgulloso de su nuevo «traje».

Todo el pueblo había escuchado sobre la mágica tela y, aunque ninguno veía el traje, nadie se atrevía a decir la verdad, temiendo ser considerado estúpido o incompetente. Así, todos elogiaron la vestimenta del rey.

Finalmente, un niño, que no tenía miedo de decir la verdad, exclamó: «¡El Rey está desnudo!» Este comentario hizo que todos los presentes se dieran cuenta de la realidad y comenzaran a murmurar lo mismo entre ellos. El rey, avergonzado decidido a terminar el desfile, continuó marchando más orgulloso que nunca, mientras sus cortesanos le seguían sosteniendo la cola de un traje que no existía.

Fábula del Rey desnudo
¡El Rey está desnudo!

¿Y por qué pongo esta fábula?

Pues porque en muchas ocasiones, en consultoría, se da esta situación. Todo el mundo ve al rey desnudo, el rey se ve desnudo, los cortesanos ven al Rey desnudo, pero nadie se atrevía a decirlo. Todo el mundo se engaña a sí mismo, y al resto.

Esto sucede cuando hay problemas en un proyecto de implantación (¿siempre?). Al inicio del proyecto se hace una planificación y unos hitos, que deben de estar fijados con pegamento, porque no hay quien los mueva. Nadie quiere ser el que diga que ¡El rey está desnudo! Ya pueden cambiar los requerimientos, estar mal dimensionados los equipos (tanto de cliente como de implantador), tener dificultades no identificadas, da igual. Nadie quiere decir la verdad, y se sigue echando más leña a la locomotora hasta que casi se llega a pegarse contra el muro de la realidad.

Se traspasa local

Es cierto que ambas partes han de mantener cierta tensión para evitar que se relaje el proyecto y caiga en más retrasos. Pero a mi, personalmente, no me gusta mentir (otra cosa es no decir toda la verdad) y aquí nos mentimos al solitario muchas veces (no siempre).

La Disonancia Cognitiva

En un estudio de Festinger, L. (1957), propuso que los individuos experimentan un malestar psicológico (disonancia) cuando mantienen dos pensamientos contradictorios, creencias, opiniones o actitudes, especialmente en relación con sus comportamientos y decisiones. Este malestar lleva a las personas a realizar cambios en sus actitudes, creencias o comportamientos para reducir la disonancia y restaurar el equilibrio psicológico. Es como estar en una dieta estricta y encontrarte cara a cara con una tentadora tarta de chocolate. Sabes que no deberías, pero oh, ¡cómo quieres!.

En el vasto reino de la consultoría, esta disonancia se manifiesta cuando sabemos que algo no va bien en el proyecto (el rey va desnudo, por cierto), pero seguimos adelante, aplaudiendo el traje invisible del monarca. ¿Por qué? Porque admitir lo contrario sería reconocer que hemos permitido que la situación llegue a este punto, o peor aún, que no hemos visto venir el desastre a pesar de las señales de advertencia.

¿Cómo estás Paco?
¡Muy bien!

Aquí entran en juego el orgullo, el miedo y una pizca de optimismo irracional. «Quizás si cerramos los ojos lo suficientemente fuerte y creemos con todas nuestras fuerzas, el traje mágico aparecerá», nos decimos. Pero al igual que el público en la fábula, a menudo nos encontramos participando en una danza colectiva de negación. Nos convencemos a nosotros mismos y a los demás de que todo va según lo planeado, incluso cuando internamente estamos gritando:

«¡Esto es un desastre!»

Reuniones

Salgo una reunión online, de 2 horas, de 17 personas. Y tengo los ojos vueltos y ya no sé ni lo que se ha hablado. Quizás necesitemos una reunión para sacar conclusiones de la reunión. ¡Ay madre!.

Pero ¡ojo! que no hay salidas de emergencia

Salgo de otra reunión, el resultado es que tengo que mandar un mail con las especificaciones de un servicio web. Siete personas, 45 minutos, hemos hablado dos, podríamos haberlo hecho vía email. ¿Cuánto cuesta una reunión de este estilo?

Una de estas por la mañana como tratamiento

Tenemos muchas reuniones, hay estudios que asocian el exceso de reuniones con una baja productividad (o viceversa), por ejemplo:

Un estudio de Harvard alerta de que 7 de cada diez reuniones de trabajo «no sirven para nada»

Libremercado.com

El impacto negativo de las reuniones: 7 de cada 10 trabajadores dicen que lastran su productividad

elEconomista.es

Las reuniones son importantes, pero no de cualquier forma

Sí, a mí me parecen necesarias, me gustan las reuniones, el componente «humano» de ellas y que al hablar se solucionan más rápido ciertos malentendidos o conceptos complejos. Pero, en ocasiones, hay reuniones mal dimensionadas tanto en enfoque, como en participantes. Los errores más importantes que veo son:

  • ¿Qué hago yo aquí?: Reuniones de más de 4-5 personas empiezan a oler a que se ha invitado a demasiada gente, y esto no es una boda. Irremediablemente habrá gente desconectada o que no aporte. ¿Cuánto vale su tiempo?
Alguien no pinta nada aquí ¿Quién será?
  • Manifestación: Una variante del «¿Qué hago yo aquí?». Yo he estado en reuniones presenciales (¿os acordáis que antes se hacían?) con 15-20 personas en la sala, había hasta doble fila alrededor de la mesa. El problema aquí es que no se han definido claramente los key users de las partes y que cada uno se trae a su compañero/a.  Y todos tienen que entenderlo, claro.
20 personas cada una con su ritmo y su atención.
¡Acierto Seguro!
  • Tempus Fugit: Las reuniones se hacen para poder trabajar y avanzar, no al revés. La reunión ha de ser un medio, no un fin. Además el rendimiento de los asistentes, pasado un tiempo (¿1 hora?) baja considerablemente. No tiene ningún sentido una reunión de 3 horas.
El la cuarta hora es cuando se desbloquea el verdadero conocimiento
  • Ni Acta ni Acto: Cuando tienes 5 reuniones al día, de lo que no tienes tiempo es de asimilar todo lo hablado/acordado en cada una de ellas y realizar un acta o resumen de la reunión. Se ve que ni tú ni nadie. Siendo yo el primero que cae en este error (antes no lo hacía), veo imprescindible que alguien saque un resumen a modo de acta de reunión que sea validado por las partes interesadas. La cuestión no es apuntarlo todo, es hacer una síntesis de lo acordado.
No entiendo ni lo que escribí
  • Hablemos del milenarismo: Reuniones que se convocan, sin un objetivo claro, para hablar de algo abstracto, que no ha sido previamente madurado por el organizador. Y que se convierte en un brainstorming de dos de los asistentes con el resto mirando (o no)
El milenarismo va a llegaaaaar
  • La exhibición: Divas y Divos de las reuniones, que hacen orbitar todo alrededor suyo, acaparan y alargan innecesariamente el contenido de las reuniones y se llevan su cohorte de chambelanes que, si bien no dicen nada, hacen bulto. Si se callan, revientan. Cada reunión con ellos es una exhibición, cada uno tiene su estilo, los hay maleducados, altivos, condescendientes, los jefes que creen que el resto son sus secretarias. En fin, puro expectaculo, salvo por el hecho de que tu, ahí, eres el payaso al que le tiran una tarta en la cara.
  • Homeless: ¡Pero vamos a ver! ¿Es que la gente no tiene casa? ¿No tiene familia? ¿Nadie le espera? ¿No tiene aficiones? Reuniones de 3 horas, a última hora de la tarde, rezando porque no habrán otro tema. ¡Que yo si tengo todo eso y quiero llegar a casa!. Si a eso le multiplicas la gente reunida, te sale un numerito precioso del coste de esa reunión.
Van Gogh cuando terminaba las reuniones se sentía vacío.
(Imagen creada con ChatGPT Y Dall-E 3)
  • Desordenados: Reuniones que se convocan con un título, porque el gestor de correo te lo obliga, pero sin nada más. Ni un «siga buscando», ni un «Un Saludo», ¡nada!. Pero ¡Por favor! que entonces ya perdemos 30 minutos al inicio a poner a la gente en antecedentes. Es necesario contar con una agenda de los puntos a tratar, asistentes clave, temas pendientes de otras reuniones, etc.

Reuniones Online vs Reuniones Presenciales

La pandemia trajo algunas cosas buenas y otras malas. Al respecto de las reuniones ya se han impuesto las reuniones online, que antes ya existían, sobre todo cuando hacías conferencias con gente en distintos países, pero que ahora están a la orden del día. Produciendo incluso situaciones realmente absurdas como que dos personas que están en una misma oficina se vayan a distintas salas a conectarse a una reunión online. Muchas veces varios están en la misma sala y las reuniones a nada que uno no tenga cuidado se convierte en el idiotizador, al escucharte a ti con un retardo de unos segundos.

Sin embargo, las reuniones online aportan una flexibilidad, velocidad y aprovechamiento del tiempo que no lo tenían las presenciales. El tiempo en salir hacia la reunión (cuando era en tu edificio), esperar a que todos llegasen, hacer la reunión y volver, era tiempo perdido, no productivo. Además ahora puedes resolver dudas rápidas con compañeros que no están a tu lado. Sin hablar ya de la conciliación de vida personal/profesional.

A esta imagen le faltan 3 niños gritando detrás

El Hikikomori Jedi

Las reuniones online o el trabajo desde casa generan que cierta gente se convierta en un Hikikonori o en un Jedi.

Hikikomori (ひきこもり o 引きこもり literalmente apartarse, estar recluido; es decir, «aislamiento social agudo») es un término japonés para referirse al fenómeno social que consiste en personas apartadas que han escogido abandonar la vida social; a menudo buscando grados extremos de aislamiento y confinamiento, debido a varios factores personales y sociales en sus vidas.

Wikipedia

Y me quiero referir a que hay mucha gente que ni siquiera enciende la cámara en una reunión. ¿Están en pijama? ¿Desnudos? ¿Son jedis y trabajan en bata?

Trabajar en Bata y pijama
Un sueño sólo a tu alcance y de los Jedis

No lo sabemos. Yo, sobre todo desde la pandemia, creo que le suma algo de humanidad el vernos las caras y siempre me pongo la cámara (y me ducho todas las mañanas).

¡Que bueno veros!

Reuniones e Inteligencia Artificial

Seguimos hablando de la Inteligencia Artificial y lo que nos puede ayudar en nuestro día a día. En este caso con un ejemplo real que ya podemos usar en reuniones de Google Meet o Zoom, pero que nos da una idea del futuro cercano que nos brindarán herramientas de Inteligencia Artificial. Hablamos de TL;DV que permite grabar, transcribir y resumir reuniones. Pudiendo, una vez terminada, ir al punto concreto que se habla de algo buscando en la transcripción.

Lo he probado en Meet y es una pasada. Ahora bien, creo que para su adopción empresarial le toca pasar una serie de validaciones de privacidad porque al final no dejas de estar pasando a una empresa externa los datos de una reunión.

Como muestra un ejemplo, de la versión gratuíta, de una reunión con un compañero (He quitado toda la información potencialmente sensible):

Hace un resumen de las tareas pendientes o siguientes acciones a realizar
Además también puedes ver la transcripción completa y un resumen por conceptos