Vamos a explicar algo básico, pero no por ello menos importante. Además es algo que damos por hecho y, normalmente no tenemos en cuenta porque no solemos tener que manejar más de uno. El mandante (o cliente) en SAP.
¿Qué es el Mandante?
En SAP, un mandante o cliente se refiere a una instancia separada en un mismo sistema SAP que puede ser utilizado por diferentes empresas de un grupo de empresas o bien distintas unidades organizativas de la misma empresa. Usando un símil con el armario de la imagen superior. Es como tener un armario con varios cajones, uno para cada área de negocio que quiera separar.
El mandante es ese código de 3 cifras que cuando entras en SAP viene por defecto, normalmente 100 pero pudiendo venir otro. Además en las tablas pones el campo MANDT. Siendo 3 cifras podríamos tener hasta 1000 mandantes, a mí con uno me vale.
¿Para que sirve tener más de un mandante?
Cada mandante tiene su propio conjunto de datos, configuraciones (customizing) y usuarios que lo hacen único. Esto permite a diferentes organizaciones o divisiones operar en un mismo sistema SAP mientras mantienen su información y accesos separados.
Imagínate que eres el CIO de un grupo de empresas y quieres implementar un ERP para gestión del grupo. Pero no quieres que los datos de una de las empresas interfieran con los de la otra. Para ello creas dos mandantes uno con la configuración y datos de la empresa A y otro con la configuración y los datos de la empresa B. ¿Bonito no? Te ahorras hierro, mantenimiento de sistemas, etc. Volviendo al símil del armario, solo gastas en comprar uno, solo mantienes en buen estado ese, solo te ocupa el lugar de uno, etc… Pero también tiene sus inconvenientes ya que hay elementos comunes a todos los cajones, y eso puede producir problemas.
Customizing independiente de mandante
Pues aquí empieza el primero. En general, el customizing o configuración de SAP es dependiente de mandante. Es decir, por ejemplo tienes unos tipos de documentos para la empresa A y otros para la B. O tienes unos datos transaccionales propios para cada mandante, pedidos, facturas, materiales, clientes, etc… (No digo que puedas tener una contabilidad B, ¿no?)
Pero hay algunas configuraciones que son independientes de mandante (Cross-Client) que SAP te avisa que vas a configurar algo independiente de mandante, que tengas cuidado porque afectará a todos los mandantes por igual.
Workbench
Lo mismo pasa con el workbench, es decir todos los objetos del repositorio como son reports, clases, módulos de función, elementos de datos, etc… Este es el mayor riesgo porque se comparte el código y eso hay que tenerlo en cuenta a la hora de hacer una u otra cosa. En símil del armario es como si haces cambios en los rodamientos donde abre y cierra cada armario, o si pintas el armario de un color porque uno te lo ha pedido así.
SELECT a tablas dependientes de mandante
Si bien hemos dicho que el workbench se comparte, cuando hacemos una SELECT a una tabla dependiente de mandante, no necesitamos indicar explícitamente el Mandante en el que estamos, por defecto lo tendrá en cuenta, lo mismo al crear registros.
Mandantes especiales (000, 001, 066)
En los sistemas SAP, además de los mandantes que se hayan creado para la gestión de la empresa o área de negocio, existen una serie de mandantes «especiales» que tienen, cada uno de ellos, un propósito particular.
- Mandante 000: Es un mandante de referencia proporcionado por SAP. Contiene la configuración estándar de SAP, pero no incluye datos maestros o transaccionales. Se utiliza comúnmente como base para crear nuevos mandantes mediante la función de copia de mandante. Además para ciertas tareas del antiguo (en paz descanse) Middleware de SAP CRM, era necesario entrar a configurar.
- Mandante 001: Se trata de un mandante ejemplo, una base para crear nuevos mandantes limpios.
- Mandante 066 (Early Watch): Se utiliza principalmente para propósitos de soporte remoto por parte de SAP. Permite a SAP acceder al sistema para diagnósticos y optimización del rendimiento.
Copia de Mandante
Este proceso permite duplicar la configuración de un mandante existente en otro nuevo. Es especialmente útil cuando se necesita establecer un mandante para desarrollo, pruebas o formación, basado en la configuración actual de un mandante productivo. La copia de mandante incluye tanto la configuración (customizing) como los datos maestros, permitiendo un entorno de trabajo completo y coherente, pero cuidado, que el workbench no se pasa en una copia de Mandante, con lo que si tienes los sistemas de desarrollo y test hechos un desastre, solo pasas datos y configuración (NOTA: No tengas los entornos hechos un desastre).
Para mí este proceso es fundamental realizarlo periódicamente desde producción a test, con un proceso de blanqueo de datos si se requiere en medio, para poder establecer un escenario de resolución de incidencias óptimo.
Copia Homogénea
A diferencia de la Copia de Mandante, y aunque nos salgamos un poco del tema, la copia homogénea es una copia tal cual de un sistema a otro. Es muy útil y usado para escenarios de upgrades, cuando necesitamos crear un Sandbox (sí, sí, arenero, los ingleses no se andan con chorradas) para probar los upgrades sin afectar la cadena de transportes.
En casos extremos se puede usar para hacer borrón y cuenta nueva desde Producción a Desarrollo, pero como ya os he dicho antes, esto sería porque tenéis un sistema de desarrollo descabalado y sin control, con muchas modificaciones descontroladas. El problema de la copia homogénea es que todo se copia, y claro, tendremos un periodo de reconfigurar muchas cosas y de quitar ciertas que no se necesitan en entorno no productivo. Por ejemplo, salida de emails.
¿Cómo ver los mandantes que hay?
Para ver los mandantes que hay en el sistema podemos acceder a la transacción SCC4. Además esta transacción nos permite administrar cada uno de los mandantes indicando su tipología y su gestión de cambios y transporte.
En conclusión
Si bien es algo que siempre pasamos por alto, porque lo habitual es que tengamos un mandante de trabajo por entorno. Podemos encontrarnos, o incluso proponer, un escenario distinto, donde haya varios mandantes en la misma instancia de SAP, y tenemos que ser conscientes de lo que implica y las capacidades que da.
Jorge Ocampos 