Categoría: Consultoría

Fases de un proyecto (Waterfall)

Volvemos a sentar las bases, en este caso, de lo que es un proyecto de implantación. Es posible que nunca hayas vivido un proyecto de implantación porque siempre has estado en mantenimiento, o que hayas entrado en uno que, o bien ya estaba empezado, o bien no se siguen las buenas prácticas a la hora de pasar por las distintas fases, generando la documentación necesaria en cada fase. Estas fases tan marcadas y secuenciales pertenecen a la metodología Waterfall de desarrollo de software que es la más común y la que hemos usado siempre. Otras metodologías como las Agile cambian estos paradigmas y la forma de realizar entregas, documentación y puesta en producción. Peto de Agile ya hablaré más adelante.

Un proyecto es como una carretera sinuosa, en muchos casos con tintes surrealistas.

No es necesario indicar que esta lista de fases, análisis, documentación y entregables es a máximos, no todo es imprescindible y, en muchas ocasiones, es imposible pasar por todo. Pero es lo deseable.

Fase 0: Etapa de Selección del Proveedor

Esta es la previa al proyecto pero, como veremos, es crucial. Si somos consultores participaremos en este proceso, o bien para sacar una oferta de funcionalidades que satisfagan los requerimientos, o incluso ayudando al cliente a crear la RFP.

🏢 Evaluación de Proveedores

Se analizan diferentes proveedores de SAP para evaluar su experiencia, capacidad, y compatibilidad con los requerimientos del proyecto. Esto se hace para acotar aquellos proveedores a los que se les quiere hacer la RFP.

📑 RFI (Request for Information)

Dentro del paso anterior se puede emitir un RFI (Request For Information) para recopilar información general sobre los proveedores. Se trata de un documento que las organizaciones utilizan para recopilar información básica de posibles proveedores de servicios SAP. Su propósito es obtener un entendimiento general de las capacidades y servicios que ofrecen distintos proveedores, ayudando a la organización a filtrar y seleccionar los que mejor se ajusten a sus necesidades específicas antes de solicitar propuestas más detalladas (RFP) o cotizaciones (RFQ). La RFI es un paso inicial importante para identificar los proveedores más adecuados para el proyecto.

📝 Assessment

Un proceso que puede solicitar un cliente, antes de la RFP, es que uno de los proveedores les ayude a estudiar sus procesos y elevar las necesidades de negocio. Como resultado de este proceso se generan documentos del AS IS (Cómo están los sistemas actualmente) y el TO BE (Qué es lo que se quiere).

Hay varios objetivos que puede tener esta fase:

  • Estimar a alto nivel costes futuros: Si tenemos que realizar un cambio tecnológico y necesitamos tener una magnitud de costes y tiempos de cara a preparar el presupuesto y a nuestro CEO del golpe que viene.
  • Identificar las posibilidades y poder comparar soluciones: El TO BE puede ser una comparativa de las soluciones que pueden ayudar a la empresa a realizar la evolución tecnológica. Por ejemplo, para satisfacer el AS IS y poder evolucionar a medio largo plazo en X negocio puedes usa SAP Sales Cloud V2 con estos PROS y estos CONTRA o Salesforce con estos PROs y estos CONTRAS.
  • Conocer el estado del sistema actual: Puede que tengamos un sistema infrautilizado, o con demasiados desarrollos propios y un mapa de integraciones loco.

📑 RFP – Request for Proposal

Este es el paso importante de la búsqueda de un proveedor desde el punto de vista del cliente. Se solicitan propuestas detalladas a los proveedores preseleccionados. Aquí se incluyen requisitos específicos del proyecto, plazos, y expectativas.

Desde el punto de vista del Proveedor la RFP es el documento de requerimientos (a muy alto nivel) sobre el que trabajar para presentar una oferta con la solución, plazos, perfiles, precio, etc.

¿Cuantas RFPs pasan por las manos de managers? Huelga decir que la persona o grupo de personas que realice la oferta necesita tener mucho conocimiento, de negocio, de las posibilidades de la herramienta, de esfuerzos necesarios (perfiles y costes), identificación de gaps o riesgos, etc.

📑 RFQ – Request for Quote

Cuando un cliente tiene muy claro lo que quiere, el alcance y cuando la funcionalidad a implementar es algo que no tiene discusión (Por ejemplo compra de Hardware), se genera un documento en el que la organización solicita cotizaciones específicas de proveedores potenciales. A diferencia de un RFP, que es más detallado y abarca cómo se abordarán los requisitos del proyecto, un RFQ se centra principalmente en el precio y los costos asociados.

Yo nunca me he encontrado con esta petición, puesto que no estoy en el departamento comercial y, lo que me llega a mi son RFPs para su análisis y preparación de la Oferta correspondiente.

🎯Respuesta al RFP

La oferta como tal. Pero no solo en términos económicos, sino como documento de análisis de los procesos y necesidades expresado en la RFP y propuesta de soluciones en la herramienta o herramientas seleccionadas. Incluye también, a alto nivel, estimación de tiempo, perfiles y esfuerzo. Y bueno, todo lo que se considere necesario para que el cliente lo lea y diga:

¡Está muy bien!

Fase 1: Preparación del Proyecto

En la Fase 1 de un proyecto de implementación de SAP, cada documento e hito tiene un propósito específico:

⚽ Kick Off

Como en los partidos de fútbol, el kick off es el evento que da comienzo el partido. Una vez contratado con un proveedor el proyecto, acordado el alcance y planificado las fases, tiempos y esfuerzos, comienza el partido.

Alguno empieza así el proyecto

✈️ Plan de Trabajo de Alto Nivel

Define la dirección general del proyecto, estableciendo los objetivos, el alcance y la estructura del equipo. Este documento es crucial para asegurar que todos los involucrados entiendan la visión y los objetivos del proyecto.

🛤️ Estudio de Viabilidad

Evalúa si el proyecto es técnicamente y financieramente viable. Incluye análisis de costos, recursos disponibles, y beneficios esperados, ayudando a tomar decisiones informadas sobre la viabilidad del proyecto.

🚑 Análisis de Riesgos

Identifica posibles riesgos asociados con el proyecto, evaluando su impacto potencial y proponiendo estrategias para mitigarlos. Este análisis ayuda a prevenir problemas futuros y planificar respuestas adecuadas.

⏳Especificación de Necesidades y Límites

Detalla lo que se incluirá en el proyecto. Esto implica definir los procesos y funciones que se necesitan mejorar o implementar con SAP, estableciendo así los límites del proyecto

👨‍💼👩‍💼Identificación de Actores

Se determinan todas las partes interesadas en el proyecto, asignando roles y responsabilidades. Esto incluye identificar a los miembros del equipo, los patrocinadores, los usuarios finales y otras partes relevantes.

Iñigo Montoya
Consultor Senior SAP CRM

Fase 2: Business Blueprint

En la Fase 2, el enfoque principal está en mapear los procesos de negocio actuales, identificar las necesidades de adaptación y planificar cómo se configurará el sistema SAP para alinearse con estos procesos.

📋 Actas de Reunión

Durante la fase de Business Blueprint, se llevan a cabo múltiples reuniones con stakeholders y expertos en procesos empresariales. Las Actas de Reunión son esenciales para documentar las discusiones, decisiones y acuerdos realizados durante estas reuniones. Ayudan a asegurar que todos los detalles de los procesos de negocio y los requisitos del sistema estén claramente comunicados y acordados.

🏭 Business Blueprint (BBP) – Documentación de Procesos del Negocio

Esta es la piedra angular de la fase. Se documentan los procesos empresariales existentes y cómo se espera que funcionen con el nuevo sistema SAP. Este documento sirve como un mapa detallado que guía la configuración y personalización del sistema.

Me ha quedado bonita la caseta del perro.
Quizás se ha pedido funcionalidad innecesaria para una caseta de perro.

📅Cronograma de Actividades

Desarrolla un plan de tiempo para el proyecto, estableciendo hitos y fechas límite. Este cronograma sirve como una hoja de ruta para la ejecución del proyecto y ayuda a garantizar que se mantenga en el camino correcto. Hay gente que usa el Project, otros con un Excel es suficiente. Su utilidad es para ver desviaciones, avances, cuellos de botella, esfuerzos, asignación de recursos, etc.

Tiene miga hacer la caseta

🌩️ Gap Analysis (Análisis de Brechas)

Identifica las diferencias entre los procesos de negocio existentes y las capacidades del sistema SAP. Este documento es crucial para determinar las necesidades de personalización o desarrollo adicional.

Sacamos los posibles problemas y damos soluciones alternativas

Fase 3: Realización/Diseño

La Fase 3 es donde se configura y personaliza el sistema SAP según lo definido en el Business Blueprint. Esta fase es crítica para asegurar que SAP funcione de acuerdo con las necesidades y expectativas del negocio. En esta fase:

🧩 Parametrización del sistema

Se realiza la configuración específica de los módulos de SAP para alinear el sistema con los procesos de negocio documentados.

Somos unos máquinas parametrizando

⛏️ Desarrollo ABAP

Involucra cualquier desarrollo de software personalizado necesario para cumplir con los requisitos que SAP no cubre de forma estándar.

En Deloitte ha cambiado mucho el tema de ir en traje

🖇️ Diseño de integraciones

Se detallan las integraciones entre SAP y otros sistemas, asegurando un flujo de datos sin interrupciones.

💼 Documentación técnica

Al finalizar o incluso durante la Parametrización y desarrollo de las funcionalidades para satisfacer los procesos de negocio, se realiza un documento maestro de las funcionalidades SAP implementadas. Puede dividirse en dos, uno de Parametrización y otro de desarrollos. Sea como fuere es un entregable imprescindible. Bajo mi punto de vista se le da poca importancia (nadie lo revisa) a este documento. Cuando es crucial para conocer como esta configurado el sistema.

Yo haciendo la documentación y los manuales

🧙 Documentos de Roles y Perfiles de Usuario

Se definen los roles y perfiles de usuario en SAP, asegurando el acceso adecuado a las funciones y datos del sistema.

Fase 4: Preparación Final

🤸 Pruebas Unitarias

Evalúan las funciones individuales del sistema para garantizar que cada componente funcione según lo previsto.

🤼 Pruebas de Integración

Verifican cómo los diferentes módulos y sistemas integrados funcionan juntos. Ya sea entre SAP y sistemas externos o todo el proceso de inicio a fin en los distintos módulos de SAP.

👥 Pruebas de usuario (UAT)

Las oruebas de Aceptación del Usuario (UAT) se realizan con usuarios finales para asegurar que el sistema cumpla con sus necesidades y expectativas.

🩺 Pruebas de Regresión

Comprueban que las nuevas configuraciones o desarrollos no hayan afectado negativamente las funcionalidades existentes.

📚 Manuales de Usuario

Se elaboran manuales detallados que proporcionan instrucciones sobre cómo utilizar el sistema SAP. Estos son esenciales para la capacitación de los usuarios finales.

👨‍🏫 Capacitación de Usuarios

Se lleva a cabo la formación de los usuarios finales para asegurar que puedan operar el sistema eficientemente una vez que esté en funcionamiento.

🪂 Plan de Cutover

Se prepara el plan para el traspaso final del sistema antiguo al nuevo sistema SAP, incluyendo la migración de datos y la transición operativa.

Esta fase culmina con la preparación completa del sistema para su implementación y uso en vivo, asegurando que todos los aspectos funcionales y técnicos estén afinados y listos para la operación.

Fase 5: Puesta en Producción y Soporte

La Fase 5 en un proyecto de implementación de SAP es la etapa de «Puesta en Producción y Soporte». En esta fase, es crucial mantener una comunicación efectiva y proporcionar el soporte necesario para garantizar una transición fluida y exitosa al nuevo sistema SAP. Esta fase incluye:

🌅Puesta en Producción (Go-Live)

El sistema SAP se pone en funcionamiento y se utiliza en el entorno real. Esta transición debe ser cuidadosamente planificada y ejecutada.

🚑Soporte Post-Implementación

Proporciona asistencia continua a los usuarios para resolver problemas y adaptarse al nuevo sistema.

⏱️Optimización del Sistema

Incluye el ajuste fino del sistema para mejorar el rendimiento y la eficiencia operativa.

🌋Disaster Recovery Plan (DRP)

Prepara planes de contingencia en caso de problemas graves o desastres para garantizar la continuidad del negocio.

En conclusión

Pero ¡voy a necesitar un par de personas para orquestar todo esto!.

Pues claro, se llaman jefes de proyecto y/o managers y no están (o no deberían) todo el día tomando cafés con otros de su especie. Ahora bien, como con otros perfiles, tienes que ser bueno en esto, metódico, ordenado, analítico, asertivo y, en ocasiones, cortante y estricto..

No obstante, todo el equipo debería tener claras todas las fases, hitos y entregables a realizar. Que luego nos enfadamos cuando nos piden que documentemos.

Microgestión

En todos los campos, pero especialmente en Consultoría TI, y sobretodo con personas competentes que ascienden desde puestos técnicos a puestos de gestión sin formación de liderazgo , se da situación de Microgestión o exceso de control del trabajo de los subordinados.

Paco, No olvides de poner el WHERE en el DELETE FROM

A mi me ha pasado, pasar de ser «el que hace» a «el que manda hacer» y saber «dejar hacer» es complicado. Como tú nadie lo va a hacer (de mal), y cuando eres el responsable eres tú el que da la cara, aunque no sepas con todo detalle como se han hecho las cosas.

Identificar la Microgestión

La microgestión se manifiesta a través de:

  • Control Excesivo y Falta de Delegación: Los gestores microgestionan cuando no delegan tareas y toman todas las decisiones, por pequeñas que sean.
  • Supervisión Constante y Detallada: Supervisan cada detalle del trabajo del equipo, sin permitir autonomía.
  • Dependencia en Decisiones del Gestor: El equipo se siente incapaz de tomar decisiones sin la aprobación del gestor.

Esto es como tener un hijo y hacérselo todo. No dejar que se forme con autonomía, no dejando que se construya sus capacidades y que se equivoque y aprenda. (Asi tenemos la generación de cristal tan bonita que viene). Luego esos padres se quejan que les dan mucho trabajo.

Causas de la Microgestión

Pero ¿Por qué sucede la Microgestión? Bueno, algo hemos dicho ya, pero vamos a ordenar las causas:

  • Inseguridad del Gestor: Miedo a perder el control o a que el equipo cometa errores.
  • Falta de Confianza en el Equipo: Creencia de que el equipo no puede realizar tareas correctamente sin supervisión. Porque tú las sabes hacer, y nunca tuviste que aprender ni equivocarte.
  • Cultura Organizacional: Algunas empresas promueven un entorno de trabajo donde la microgestión es la norma. Un ejemplo claro es la micrlimputacion y control de tareas diarias. ¿Cómo pongo el tiempo de ir al baño? Estuve 30 minutos hablando de fútbol, ¿Me abres el proyecto de chorradas para imputar por favor?

Efectos de la Microgestión

Y claro, todo esto tiene consecuencias. Consecuencias que los que trabajamos en esto sabemos y vivimos. Incluso nos metemos en callejones sin salida.

  • Efectos en la Moral y Motivación del Equipo: La microgestión disminuye la moral y desmotiva al equipo. No deja que los profesionales se enfrenten a los retos, se equivoquen, consigan solucionar los retos y consigan exitos.
  • Disminución de la Productividad: El exceso de control ralentiza los procesos y reduce la eficiencia. Es obvio, mientras el gestor hace el trabajo de otros, ni deja hacer, ni hace el suyo propio.
  • Aumento del Estrés y Burnout del equipo: La falta de autonomía aumenta el estrés y puede llevar al agotamiento profesional.
  • Aumento del Estrés y Burnout del gestor: Cuando la microgestión viene impuesta por la empresa. Ya sea por cultura de querer saber que hacen los empleados cada minuto o bien porque no dota el equipo de conocimiento y experiencia suficiente o ambas cosas. En ese caso, el gestor debería gestionar, pero debajo suyo no hay capacidad para desarrollar la la labor y tiene que estar haciendo, sin quererlo, microgestión.

Del síndrome del Burnout ya hablamos en el artículo:

El Síndrome de BurnOut

Cómo identificar la Microgestión

Bueno, como muchas otras cosas lo principal es parar, observar, analizar y sacar conclusiones. Pero muchas veces en la cultura empresarial eso se toma como una pérdida de tiempo (tiempo=dinero). Entre otras cosas se pueden ver las siguientes señales:

  • Supervisión Constante: Revisiones frecuentes y detalladas de cada tarea. ¿Qué os parece hacer una reunión diaria de 30 minutos para que me contéis qué hacéis?
  • Poca Delegación: El gestor realiza tareas que deberían ser manejadas por el equipo. Esta bien seguir conectado a los trabajos del día a día, incluso puedes darte tareas como uno más del equipo, pero deja al resto con las suyas de forma autónoma. Mide los resultados, no el proceso.
  • Baja Moral y Alta Rotación de Personal: Indicadores de un ambiente de trabajo tóxico. Hay empresas que sobre el papel le dan importancia a la rotación, pero en realidad, su cultura dista mucho de generar ambientes laborales sanos. Algunas solo usan ese índice para castigar o menguar los bonus de los responsables.

Estrategias para combatir la Microgestión

Bueno, esto es sentido común, el problema es que, en ocasiones, se entra en la espiral de Microgestión si darse cuenta, y además la cultura de la empresa puede ser proclive a la microgestión. No obstabte, para combatir la microgestión buenas prácticas serian:

  • Fomentar la Confianza y la Autonomía: Delegar tareas y confiar en las capacidades del equipo. Medir resultados pero no necesariamente el proceso.
  • Implementar Técnicas de Gestión Efectiva: Utilizar metodologías ágiles y fomentar la comunicación abierta. Las reuniónes de seguimiento son eso, de seguimiento. Proponer reuniones de pares para ayudas técnicas.
  • Capacitación y Desarrollo de Habilidades de Liderazgo: Formar a los gestores en técnicas de liderazgo que promuevan la autonomía y la responsabilidad.
  • Dotar al equipo de perfiles con los conocimientos necesarios: Si el equipo no tiene los conocimientos necesarios, el gestor se verá obligado a hacer su trabajo y parte de los subordinados.

En conclusión

La microgestión es un problema significativo en la consultoría IT que puede afectar negativamente tanto al equipo como a los proyectos. Reducir la microgestión a través de la confianza, la delegación y la formación puede mejorar significativamente el ambiente de trabajo y los resultados del equipo. Es crucial que los gestores y las empresas tomen medidas para evitar este estilo de gestión y fomentar un entorno laboral más saludable y productivo.

Workaholic

El trabajo es infinito, siempre habrá cosas que hacer. Paco, se esfuerza y trabaja duro, 12 o 14 horas al día, pero siempre hay nuevos mails que responder, planificaciones que hacer, llamadas que realizar, documentos que generar, incidencias que corregir, proyectos que ganar, seguir o cerrar. Paco es «feliz», sus jefes están contentos, sus clientes están contentos y sus subordinados también. Su buen humor y amplia sonrisa, rodeado de papeles, llamadas, reuniones y mails, da la impresión de que se siente realizado. Paco tiene un problema, es un adicto al trabajo, un Workaholic.

Algún día todo esto será tuyo, Paco.

¿Qué es el Workaholism?

En la búsqueda constante de la excelencia y el éxito profesional, muchos caen en la trampa del workaholism sin darse cuenta de sus peligros.

El workaholism no es simplemente un hábito, es una condición seria que puede tener profundas implicaciones en la salud física y mental. El workaholism se camufla a menudo como una insignia de honor en la cultura corporativa moderna. Detrás de cada profesional que se queda hasta tarde y sacrifica fines de semana, podría haber una historia no contada de lucha y desequilibrio.

Más que un compromiso laboral, el workaholism es una adicción que consume la identidad y el tiempo de una persona. A diferencia de un enfoque saludable en el trabajo, el workaholism se caracteriza por una obsesión que no siempre se correlaciona con la productividad. ¿Pero cómo se cruza la delgada línea entre el compromiso y la adicción?

La Sonrisa del Workaholic

Muchos workaholics proyectan una imagen de éxito y satisfacción. Sin embargo, detrás de esa sonrisa, a menudo hay estrés, agotamiento y ansiedad. Esta sonrisa se convierte en una máscara que oculta la realidad de una lucha interna constante. Impulsada por el miedo al fracaso y la percepción de que admitir el agotamiento es una señal de debilidad, la sonrisa es una fachada de resistencia y negación.

¡Qué bien me encuentro!

Efectos en la Salud Mental y Física

El workaholism no es solo una preocupación laboral, es una amenaza para la salud. Desde trastornos del sueño hasta enfermedades cardíacas, el coste físico puede ser devastador. Además, el peaje mental incluye ansiedad, depresión y una sensación de aislamiento. Sin olvidar la conciliación entre tu vida personal/familiar y el trabajo.

Hay cosas que no se pueden recuperar
(Imagen creada con ChatGPT y Dall-E 3)

Mi experiencia

Yo empecé en Coritel cuando era un tierno lechón y uno de mis jefes, que se sentaba a mi lado, con obesidad, un día dejó de venir porque le había dado un jamacuco al corazón. Welcome to the jungle in your face. Llevaba, quizás 5 meses de consultor, vi que ese no era el camino que quería para mi y, a pesar de que fue una buena experiencia trabajar en Coritel, duré 1 año allí (es una historia larga).

Como te dé una miaja de apechusque, la roscas
La Escala de achaques
Cuanto más arriba, más cerca del tanatorio

He tenido épocas de mi vida de mucho trabajo, pero suelen venir dadas por arranques o momentos concretos. Y, creo, se diferenciar bien el trabajo lógico del trabajo excesivo. Cierto es que trabajo a cualquier hora, pero es por mi situación personal, que me obliga a ser flexible en horarios.

La búsqueda del equilibrio

Como muchas otras cosas, en el equilibrio está la clave. La vida profesional es muy importante, enriquecedora y apasionante pero tiene que dejar espacio para la vida personal y familiar. Como estrategias para el Equilibrio yo veo:

  • Establecer Límites Claros: Define una hora de finalización del trabajo cada día y cúmplela. Asegúrate de tener tiempo suficiente para la relajación y actividades fuera del trabajo. Apaga las notificaciones y establece un espacio de trabajo separado si trabajas desde casa.
  • Priorizar Tareas: Aprende a distinguir entre tareas urgentes e importantes. No todo lo que parece urgente lo es. Esto te ayudará a trabajar más eficientemente y a reducir el tiempo dedicado a tareas innecesarias.
Está mandando un mail a los bomberos
  • Toma Descansos Regulares: Los descansos regulares durante el día pueden aumentar la productividad y reducir el agotamiento. Usa técnicas como la técnica Pomodoro (trabajar 25 minutos y descansar 5) para estructurar tu tiempo.
Mejor «Pomodoro» que «Penne alla Puttanesca Arrabbiata»
  • Aprende a delegar: Tu no puedes con todo, y no estás solo. Y si lo estás pide ayuda. Delegar es fundamental para que las cosas en tu cabeza funcionen bien. Que si, que nadie lo va a hacer mejor que tú, pero no compensa pasarlo mal por hacer algo con tus manías.
Tomad y comed todos de él, porque este es mi marrón que será hecho por vosotros
  • Se consciente de lo que pierdes: Porque trabajar 12 horas al día no sale gratis. Vas a perder tiempo, y el tiempo no lo puede comprar el dinero. Tiempo para estar con tu pareja, con tu familia, con tus amigos. Tiempo para tí, tu tiempo, tu espacio, tu vida.
¡Anda! Deja de leer esto y llama a tu madre
  • Desarrolla Hobbies y Intereses: Involúcrate en actividades que disfrutes fuera del trabajo. Esto no solo proporciona un necesario descanso sino que también mejora tu identidad fuera de tu rol laboral.
Lo que suelo hacer todos los fines de semana
  • La perfección es imposible: Reconoce que nadie es perfecto y que está bien cometer errores. Trátate con amabilidad y compasión en lugar de autocrítica constante. Tú solo no vas a conseguirlo y, si lo haces, el peaje que vas a pagar no te va a compensar, y nadie te lo va a agradecer en la misma medida de tu esfuerzo.
Esta es la imagen que más me ha costado sacar de Dall-E 3
¡Y no ha quedado perfecta! ¡Mierda!
  • Busca Apoyo: Habla con amigos, familiares o un profesional de la salud mental sobre tus luchas. A veces, simplemente compartir tus experiencias puede ser increíblemente liberador y esclarecedor.
Buscar a Pollo

En conclusión

El camino al Workaholism es, a veces, desconocido y no sabes qué estas cayendo hasta que estás dentro.

Como la droga.

Una vez dentro es difícil romper esa dinámica e incluso escondes tu estrés y ansiedad a los demás.

Como la droga.

Te genera satisfacción al ser recompensado por tu trabajo y al sentirte más útil que el resto. Te genera euforia y alegría inmediata.

Como la droga.

Todo esto te lo dice uno que trabaja y luego en sus ratos libres escribe un Blog sobre temas del trabajo.

Pero yo lo puedo dejar cuando quiera.

Reuniones – II – Técnicas y Estrategias

Este artículo es la continuación del artículo «Reuniones» que publicamos anteriormente. En este artículo vamos a proponer estrategias para abordar las reuniones que son interesantes.

La Regla de las dos Pizzas

Jeff Bezos, CEO de Amazon y una de las personas más ricas del mundo, usa la «Reglas de las dos pizzas» para grupos de trabajo en las reuniones. Dicha regla establece que el grupo de personas de una reunión debe ser, como máximo, el número de personas que pueda alimentar dos pizzas.

¿Quién ha pedido la de piña?

Suponiendo que compramos dos pizzas familiares, esto supone unos 4-7 personas (depende lo glotonas que sean).

Técnica «Silent Start» de Jeff Bezos

Una vez más, Amazon, se trata de comenzar la reunión con unos minutos de silencio donde todos leen la agenda o los documentos relevantes. Esto asegura que todos estén en la misma página y reduce las repeticiones durante la reunión. Estos minutos pueden ser hasta 30 minutos. Suena loco, pero todos estarían conociendo el alcance de la reunión perfectamente. No es más que bloquear ese tiempo para preparar la reunión.

Técnica «Parking Lot» (Zona de Aparcamiento)

Si surgen temas interesantes pero no relevantes para la agenda actual, anótalos en una «zona de aparcamiento» para discutirlos en otro momento.

Esto sirve para centrarnos a tratar los temas agendados antes de abordar otro y, si no diese tiempo, ya tienes la agenda de la siguiente reunión hecha en un parking lot.

Método «No Agenda, No Asistencia»

No permitir reuniones a menos que haya una agenda claramente definida y compartida con antelación. Esto asegura que todos sepan de qué se tratará y puedan prepararse adecuadamente.

Dall-E 3 no maneja bien el texto

Es que a la gente le encanta hacer perder tiempo a los demás. Además, pensando en una agenda de reunión ya estás organizando el problema, duda o acciones a realizar. Ya estás avanzando en el trabajo.

Si llegas tarde, no entras

Otra buena. Para aquellos que, sistemáticamente, llegan tarde a las reuniones, haciendo perder el tiempo a los demás. Son los famosos 15 minutos de cortesía, pero que pasado este tiempo se pasa de cortesía a aspereza y se cierra la puerta.

La ves desde fuera

Días sin reunión Meeting free days

Un estudio publicado en el MIT Sloan Management Review que se realizó durante un año en 76 empresas de más de 1000 empleados reveló que introducir días sin reuniones en las empresas conduce a un aumento significativo en la productividad, colaboración, autonomía de los empleados y satisfacción laboral.

The Surprising Impact of Meeting-Free Days

MIT Sloan Management Review

Yo con tener 3 horas sin reuniones ya tengo suficiente.

Regla de los 5 Minutos

Si un tema no puede ser presentado y discutido en 5 minutos, debe ser tratado fuera de la reunión o en un grupo más pequeño y específico. Esto mantiene la reunión enfocada y rápida y obliga a los participantes a concentrarse en la esencia de lo que necesitan comunicar, eliminando divagaciones o detalles innecesarios.

Esta regla me parece muy drástica. Yo soy más partidario de usar esos 5 minutos con la técnica de Parking Lot. Si sale un tema a discutir, si se puede cerrar en 5 minutos, se discute, si no se aparca para otra reunión.

Reuniones «Stand-Up»

Esta estrategia implica realizar reuniones breves y de pie. Al no estar cómodamente sentados, los participantes tienden a ser más concisos y directos, lo que acorta la duración de la reunión. Pero claro, a ver quién apunta ahí. Lo que yo he visto y es muy interesante son las zonas abiertas con mesas y sillas para hacer reuniones más rápidas.

Limitación del Tiempo Total de Reunión

Establece un límite de tiempo total para tus reuniones, no solo por tema discutido. Por ejemplo, ninguna reunión puede exceder los 60 minutos. Esto obliga a todos a ser más conscientes del tiempo y priorizar los temas más importantes.

Uso de Técnicas de Facilitación

Incorpora técnicas de facilitación como el «round robin» para asegurar que todos tengan la oportunidad de hablar. Esto es particularmente útil para garantizar que incluso las voces más silenciosas sean escuchadas y que todos los puntos de vista sean considerados.

¡Yo tengo la banderita! ¡Ahora me escucháis a mí!
Luego le toca a Lucía

Sobre este tema profundizare en otro artículo, porque tiene mucho que contar.

Reuniones de Pie para Check-ins Diarios

Además de las reuniones de pie breves para discusiones específicas, considera implementar reuniones de pie diarias para actualizaciones rápidas del equipo. Estas pueden ser muy efectivas para mantener a todos alineados y enfocados en los objetivos diarios sin tomar demasiado tiempo.

Asignación de un «Abogado del Diablo»

Para temas importantes que requieren deliberación, asigna temporalmente a una persona el rol de «abogado del diablo». Su trabajo será cuestionar ideas y suposiciones, ayudando a evitar el pensamiento de grupo y fomentando una discusión más profunda.

Mira lo que ha hecho el %&@# de tu manager

Sesiones de «Brainwriting»

En lugar de un brainstorming tradicional donde las personas gritan ideas, prueba el «brainwriting», donde cada participante escribe sus ideas en silencio y las comparte de manera anónima. Luego, el equipo puede discutir estas ideas juntas. Esto fomenta la participación igualitaria y puede generar ideas más diversificadas y creativas.

Uso de «Timeboxing»

Asigna una cantidad fija de tiempo a cada punto de la agenda (timeboxing) y mantén el compromiso con esos límites. Esto ayuda a asegurar que se dedique tiempo a todos los temas importantes sin permitir que ninguno domine indebidamente la reunión. Lo que no se llegue a abordar, lo llevamos al Parking Lot para la siguiente o para el final de la reunión.

Mi Opinión

Todo esto está genial, pero necesita que la filosofía de la empresa y del cliente estén alineadas para que esto se lleve a cabo. Quizás para reuniones internas de la empresa, donde sólo hay un equipo y una filosofía, sea más factible. Sobre todo cuando estás en desarrollo de producto. Pero en Consultoría, puedes ser todo lo ordenado que quieras, tener todas las estrategias claras, pero el cliente no, y no estás ahí para enseñarle a hacer reuniones.

¡El Rey está desnudo!


Érase una vez, en un lejano reino, un vanidoso y autoritario rey que se preocupaba más por su vestimenta y apariencia que por el bienestar de sus súbditos. Un día, dos astutos estafadores llegaron al reino con la intención de aprovecharse de la vanidad del rey. Se presentaron ante él como tejedores y le ofrecieron confeccionar un traje especial, diciendo que era de un tejido tan extraordinario que solo las personas inteligentes y aptas para sus cargos podían verlo.

El rey, emocionado por la idea de tener un traje que le permitiera descubrir quiénes eran los incultos o incompetentes en su corte, aceptó inmediatamente y les pagó una gran suma de dinero. Los estafadores pusieron manos a la obra, fingiendo trabajar en un telar, pero en realidad no estaban tejiendo nada.

Cuando el rey envió a sus ministros más confiables a revisar el progreso, ninguno de ellos vio tela alguna en el telar, pero temiendo ser considerados tontos o incompetentes, todos elogiaron el tejido invisible y la belleza del traje.

Finalmente, el traje estuvo «listo» y los estafadores simularon vestir al rey con él. El rey, aunque no veía ninguna tela, no se atrevió a admitirlo, pues no quería ser considerado un incapaz. Así que marchó en un desfile ante sus súbditos, orgulloso de su nuevo «traje».

Todo el pueblo había escuchado sobre la mágica tela y, aunque ninguno veía el traje, nadie se atrevía a decir la verdad, temiendo ser considerado estúpido o incompetente. Así, todos elogiaron la vestimenta del rey.

Finalmente, un niño, que no tenía miedo de decir la verdad, exclamó: «¡El Rey está desnudo!» Este comentario hizo que todos los presentes se dieran cuenta de la realidad y comenzaran a murmurar lo mismo entre ellos. El rey, avergonzado decidido a terminar el desfile, continuó marchando más orgulloso que nunca, mientras sus cortesanos le seguían sosteniendo la cola de un traje que no existía.

Fábula del Rey desnudo
¡El Rey está desnudo!

¿Y por qué pongo esta fábula?

Pues porque en muchas ocasiones, en consultoría, se da esta situación. Todo el mundo ve al rey desnudo, el rey se ve desnudo, los cortesanos ven al Rey desnudo, pero nadie se atrevía a decirlo. Todo el mundo se engaña a sí mismo, y al resto.

Esto sucede cuando hay problemas en un proyecto de implantación (¿siempre?). Al inicio del proyecto se hace una planificación y unos hitos, que deben de estar fijados con pegamento, porque no hay quien los mueva. Nadie quiere ser el que diga que ¡El rey está desnudo! Ya pueden cambiar los requerimientos, estar mal dimensionados los equipos (tanto de cliente como de implantador), tener dificultades no identificadas, da igual. Nadie quiere decir la verdad, y se sigue echando más leña a la locomotora hasta que casi se llega a pegarse contra el muro de la realidad.

Se traspasa local

Es cierto que ambas partes han de mantener cierta tensión para evitar que se relaje el proyecto y caiga en más retrasos. Pero a mi, personalmente, no me gusta mentir (otra cosa es no decir toda la verdad) y aquí nos mentimos al solitario muchas veces (no siempre).

La Disonancia Cognitiva

En un estudio de Festinger, L. (1957), propuso que los individuos experimentan un malestar psicológico (disonancia) cuando mantienen dos pensamientos contradictorios, creencias, opiniones o actitudes, especialmente en relación con sus comportamientos y decisiones. Este malestar lleva a las personas a realizar cambios en sus actitudes, creencias o comportamientos para reducir la disonancia y restaurar el equilibrio psicológico. Es como estar en una dieta estricta y encontrarte cara a cara con una tentadora tarta de chocolate. Sabes que no deberías, pero oh, ¡cómo quieres!.

En el vasto reino de la consultoría, esta disonancia se manifiesta cuando sabemos que algo no va bien en el proyecto (el rey va desnudo, por cierto), pero seguimos adelante, aplaudiendo el traje invisible del monarca. ¿Por qué? Porque admitir lo contrario sería reconocer que hemos permitido que la situación llegue a este punto, o peor aún, que no hemos visto venir el desastre a pesar de las señales de advertencia.

¿Cómo estás Paco?
¡Muy bien!

Aquí entran en juego el orgullo, el miedo y una pizca de optimismo irracional. «Quizás si cerramos los ojos lo suficientemente fuerte y creemos con todas nuestras fuerzas, el traje mágico aparecerá», nos decimos. Pero al igual que el público en la fábula, a menudo nos encontramos participando en una danza colectiva de negación. Nos convencemos a nosotros mismos y a los demás de que todo va según lo planeado, incluso cuando internamente estamos gritando:

«¡Esto es un desastre!»