Salgo una reunión online, de 2 horas, de 17 personas. Y tengo los ojos vueltos y ya no sé ni lo que se ha hablado. Quizás necesitemos una reunión para sacar conclusiones de la reunión. ¡Ay madre!.

Salgo de otra reunión, el resultado es que tengo que mandar un mail con las especificaciones de un servicio web. Siete personas, 45 minutos, hemos hablado dos, podríamos haberlo hecho vía email. ¿Cuánto cuesta una reunión de este estilo?

Tenemos muchas reuniones, hay estudios que asocian el exceso de reuniones con una baja productividad (o viceversa), por ejemplo:

Las reuniones son importantes, pero no de cualquier forma

Sí, a mí me parecen necesarias, me gustan las reuniones, el componente «humano» de ellas y que al hablar se solucionan más rápido ciertos malentendidos o conceptos complejos. Pero, en ocasiones, hay reuniones mal dimensionadas tanto en enfoque, como en participantes. Los errores más importantes que veo son:

• Manifestación: Una variante del «¿Qué hago yo aquí?». Yo he estado en reuniones presenciales (¿os acordáis que antes se hacían?) con 15-20 personas en la sala, había hasta doble fila alrededor de la mesa. El problema aquí es que no se han definido claramente los key users de las partes y que cada uno se trae a su compañero/a.  Y todos tienen que entenderlo, claro.

• Tempus Fugit: Las reuniones se hacen para poder trabajar y avanzar, no al revés. La reunión ha de ser un medio, no un fin. Además el rendimiento de los asistentes, pasado un tiempo (¿1 hora?) baja considerablemente. No tiene ningún sentido una reunión de 3 horas.

• Ni Acta ni Acto: Cuando tienes 5 reuniones al día, de lo que no tienes tiempo es de asimilar todo lo hablado/acordado en cada una de ellas y realizar un acta o resumen de la reunión. Se ve que ni tú ni nadie. Siendo yo el primero que cae en este error (antes no lo hacía), veo imprescindible que alguien saque un resumen a modo de acta de reunión que sea validado por las partes interesadas. La cuestión no es apuntarlo todo, es hacer una síntesis de lo acordado.

• Hablemos del milenarismo: Reuniones que se convocan, sin un objetivo claro, para hablar de algo abstracto, que no ha sido previamente madurado por el organizador. Y que se convierte en un brainstorming de dos de los asistentes con el resto mirando (o no)

• La exhibición: Divas y Divos de las reuniones, que hacen orbitar todo alrededor suyo, acaparan y alargan innecesariamente el contenido de las reuniones y se llevan su cohorte de chambelanes que, si bien no dicen nada, hacen bulto. Si se callan, revientan. Cada reunión con ellos es una exhibición, cada uno tiene su estilo, los hay maleducados, altivos, condescendientes, los jefes que creen que el resto son sus secretarias. En fin, puro expectaculo, salvo por el hecho de que tu, ahí, eres el payaso al que le tiran una tarta en la cara.

• Homeless: ¡Pero vamos a ver! ¿Es que la gente no tiene casa? ¿No tiene familia? ¿Nadie le espera? ¿No tiene aficiones? Reuniones de 3 horas, a última hora de la tarde, rezando porque no habrán otro tema. ¡Que yo si tengo todo eso y quiero llegar a casa!. Si a eso le multiplicas la gente reunida, te sale un numerito precioso del coste de esa reunión.

• Desordenados: Reuniones que se convocan con un título, porque el gestor de correo te lo obliga, pero sin nada más. Ni un «siga buscando», ni un «Un Saludo», ¡nada!. Pero ¡Por favor! que entonces ya perdemos 30 minutos al inicio a poner a la gente en antecedentes. Es necesario contar con una agenda de los puntos a tratar, asistentes clave, temas pendientes de otras reuniones, etc.

Reuniones Online vs Reuniones Presenciales

La pandemia trajo algunas cosas buenas y otras malas. Al respecto de las reuniones ya se han impuesto las reuniones online, que antes ya existían, sobre todo cuando hacías conferencias con gente en distintos países, pero que ahora están a la orden del día. Produciendo incluso situaciones realmente absurdas como que dos personas que están en una misma oficina se vayan a distintas salas a conectarse a una reunión online. Muchas veces varios están en la misma sala y las reuniones a nada que uno no tenga cuidado se convierte en el idiotizador, al escucharte a ti con un retardo de unos segundos.

Sin embargo, las reuniones online aportan una flexibilidad, velocidad y aprovechamiento del tiempo que no lo tenían las presenciales. El tiempo en salir hacia la reunión (cuando era en tu edificio), esperar a que todos llegasen, hacer la reunión y volver, era tiempo perdido, no productivo. Además ahora puedes resolver dudas rápidas con compañeros que no están a tu lado. Sin hablar ya de la conciliación de vida personal/profesional.

El Hikikomori Jedi

Las reuniones online o el trabajo desde casa generan que cierta gente se convierta en un Hikikonori o en un Jedi.

Hikikomori (ひきこもり o 引きこもり literalmente apartarse, estar recluido; es decir, «aislamiento social agudo») es un término japonés para referirse al fenómeno social que consiste en personas apartadas que han escogido abandonar la vida social; a menudo buscando grados extremos de aislamiento y confinamiento, debido a varios factores personales y sociales en sus vidas.

Wikipedia

Y me quiero referir a que hay mucha gente que ni siquiera enciende la cámara en una reunión. ¿Están en pijama? ¿Desnudos? ¿Son jedis y trabajan en bata?

No lo sabemos. Yo, sobre todo desde la pandemia, creo que le suma algo de humanidad el vernos las caras y siempre me pongo la cámara (y me ducho todas las mañanas).

Reuniones e Inteligencia Artificial

Seguimos hablando de la Inteligencia Artificial y lo que nos puede ayudar en nuestro día a día. En este caso con un ejemplo real que ya podemos usar en reuniones de Google Meet o Zoom, pero que nos da una idea del futuro cercano que nos brindarán herramientas de Inteligencia Artificial. Hablamos de TL;DV que permite grabar, transcribir y resumir reuniones. Pudiendo, una vez terminada, ir al punto concreto que se habla de algo buscando en la transcripción.

Lo he probado en Meet y es una pasada. Ahora bien, creo que para su adopción empresarial le toca pasar una serie de validaciones de privacidad porque al final no dejas de estar pasando a una empresa externa los datos de una reunión.

Como muestra un ejemplo, de la versión gratuíta, de una reunión con un compañero (He quitado toda la información potencialmente sensible):